Merkittävä osa päivittäin kohtaamistamme ongelmatilanteista voidaan johtaa takaisin huonoon kommunikaatioon. Joku unohti sanoa jotakin. Joku toinen unohti että hänelle oltiin sanottu jotakin. Puhumattakaan kaikista mahdollisista sanojen, lauseiden tai sanattoman viestinnän väärintulkinnoista.

Sovelluksen tekeminen on luomista tyhjästä, ideoiden muuttamista ykkösiksi ja nolliksi. Se, miten vaivattomasti tuo prosessi tapahtuu on suuresti riippuvainen kyvystämme esittää visiomme sanoin niin, että kaikki osalliset ymmärtävät toistensa sanomiset edes suurin piirtein samalla tavalla.

Projektin ollessa hektisimmillään on tyypillistä, että tiimin ja asiakkaan kesken puhutaan lukuisista toisiaan risteävistä asioista, ja paljon. Siksi on eduksi, jos voimme varmistaa että mahdollisimman vähän informaatiota menee ohi olennaisten ihmisten korvien.

Siksi ei riitä, että sovellustiimi koostuu huipputason koodaajista ja käyttöliittymäsuunnittelijoista. Alati laajempaa joukkoa osaajia yhdistävässä digitaalisessa liigassa parhaiden joukkueiden on oltava myös kommunikaation ammattilaisia.

Tämän ajatuksen valossa koostimme listan asioista, jota olemme vuosien varrella oppineet jouhevasta – ja vähemmän jouhevasta – tiimikommunikaatiosta.

Vältä pitkiä sähköpostiketjuja

Tämä vaikuttaa ilmeiseltä, mutta on yksi tiimikommunikaation helpoimmista ansoista. Sähköposti on työasioissa niin vakiintunut kommunikaation muoto, että on helpompi jättää siihen nojaaminen kyseenalaistamatta.

Ja sitten unohdat, mitä asiasta x oli aikoinaan sovittu, ja koitat etsiä sen kuukauden kestäneestä sähköpostiketjusta. Samalla huomaat kauhuksesi, että yksi tärkeä tiimiläinen ei ole ollut vastaanottajana kaikissa viesteissä.

looneytunes
Pitkiä sähköpostiketjuja suosiva projektijohtaja valmistautuu alkavaan työpäivään.

 

Pitkät sähköpostiketjut ovat isoissa projekteissa kavalia, koska yhdenkin viestin huomiotta jättäminen tai liitetiedostojen sekoittuminen saattaa aiheuttaa kommunikaatiokatkoksia, joiden seuraukset käyvät ilmi vasta paljon myöhemmin.

Valitse viestintätyökalusi tarkoin – ja valjasta tiimisi käyttämään niitä

Tiimin käyttämän keskustelualustan on istuttava projektin tarpeisiin. Vaihtoehtoja on monia, mutta Taisteella olemme useiden kokeilujen jälkeen päätyneet käyttämään Slackia. Se on paitsi käyttökokemukseltaan mukava, myös helppo yhdistää moniin yleisempiin projektityökaluihin Dropboxista Trelloon. Slack toimii projekteissa eräänlaisena kommunikaation keskipisteenä, jota muut työkalut sopivilta osin tukevat.

Mikä työkaluvalintasi sitten onkaan, on tärkeää valjastaa koko tiimi käyttämään sitä aktiivisesti. Tähän tarvitaan joskus aikaa ja sitkeyttä. Parhaimmastakaan kommunikaatioaluastasta ei ole mitään hyöytyä, mikäli asioista käytännössä keskustellaan totuttuja kanavia hyödyntäen. Projektin vastuuhenkilöiden sekä asiakkaan että toteuttajan puolella on pidettävä huolta siitä, että näin ei käy.

Pidä ihmiset ajan tasalla myös toistensa tekemisistä

Mikään ei luo projektiin zenmäistä tyyneyttä kuin se, että kaikki tietävät mitä tulisi tehdä nyt ja seuraavaksi. Yllättävän suurta mielenrauhaa tuo myös käsitys siitä, mitä muut tekevät.

Käytämme Taisteella työtehtävien hallintaan Trello-nimistä palvelua. Trello on yksinkertaisuudessaan nerokas, virtuaalinen “muistilappuseinä”, jossa tehtävien lisääminen, edistymisen seuraaminen ja kommentointi on tehty selkeäksi. Trellon paras puoli on siinä, miten se saa monimutkaisenkin tehtävävyyhdin tuntumaan huomattavasti hallittavammalta.

Puhu selkeästi, varmistele mieluummin liikaa kuin liian vähän

Vuonna 1990 Stanfordin yliopistossa tehtiin kuuluisa koe nimeltä “Tappers and Listeners.” Siinä osa osallistujista naputteli pöydän avulla kaikkien tuntemien kappaleiden melodioita. Toinen osa pyrki arvaamaan, mistä kappaleesta oli kyse. Tehtävä osoittautui arvaajille todella haastavaksi. Naputtelijat taas uskoivat vastinparinsa kykenevän arvaamaan melodian melko suurella varmuudella. Tarinan opetus: oletamme huomaamattamme aivan liian usein, että viestimme vastaanottaja on jonkin sortin ajatuksiamme lukeva meedio.

Sovellusprojekteissa korostuu ymmärretyksi tulemisen merkitys. Erityisesti alkuvaiheessa keskusteltavat ideat ja ominaisuudet ovat olemassa vain ihmisten mielikuvissa. Lisäksi tiimit koostuvat usein eri alojen ammattilaisista; kaikkien on kyettävä selittämään ajatuksensa niin, että muut ymmärtävät ne mahdollisimman samalla tavalla. Siksi rautalankaa kannattaa usein vääntää mieluummin liikaa kuin liian vähän. Tämä ei ole ihmisten aliarvioimista, vaan naputtelijasyndroomasta irtautumista.

projektinhallinan työkalut
Taisteen projektien sisäisen kommunikaation työkalut. Viivat osoittavat, mitkä työkaluista ovat yhdistetty toisiinsa.

 

Samasta syystä on hyvä tasaisin väliajoin varmistaa, että tiimiläiset ovat samalla aaltopituudella. Lyhyet viikottaiset statuspalaverit (Käytämme näihin enimmäkseen Appear.in-palvelua) ovat sijoitus, joka maksaa itsensä takaisin – ja vähentää pelkoa siitä, että projektissa joudutaan liian myöhään tekemään sellaisia muutoksia, joiden korjaaminen olisi aikaisemmassa vaiheessa aiheuttanut paljon vähemmän hampaiden kiristelyä.

Tämä kirjoitus raapaisee tietysti vain pintaa aiheesta, jolla on mittaamattoman suuri ja usein harmillisen vähälle huomiolle jäävä rooli kaikissa monen ihmisen projekteissa. Sitä suuremmalla syyllä olemme kiinnostuneita kuulemaan myös teidän tarinoitanne ja vinkkejä tiimikommunikaation järjestämisestä.

Älkäämme jääkö naputtelijasyndrooman uhreiksi!

Voisit olla kiinnostunut myös näistä: